Aanleveren transactiebestandbetaalmiddelen

Wanneer je een nieuw zakelijk betaalmiddel gaat gebruiken is het zaak dat je ons hiervan op de hoogte stelt. De makkelijkste manier om dit te doen is om dit direct toe te voegen aan de betaalmiddelen met de knop “Rekening toevoegen” onder aan je rekeningoverzicht. Tijdens het toevoegen dien je de financiële instelling te selecteren en het rekeningnummer in te vullen. Van een bank is dit altijd het IBAN nummer, van een spaarrekening zal dit veelal een korter rekeningnummer zijn. Van PayPal is dit het emailadres en van een creditcard dien je de laatste 4 of 5 cijfers van het kaartnummer door te geven.

Wanneer je een nieuw betaalmiddel gaat gebruiken maak dan meteen kopie van een rekeningafschrift en/of bijbehorende pas waaruit de tenaamstelling van de rekening blijkt en lever deze (in PDF formaat) aan bij de OVERIGE BESTANDEN.

Bij ERAY betaal je een vast tarief per maand per zakelijk betaalmiddel. Wij maken geen onderscheid tussen betaalmiddelen waarvoor je de mutaties handmatig aanlevert of welke via een koppeling met de financiële instelling worden aangeleverd.

Wanneer je wilt voorkomen dat je ieder maand/kwartaal bestanden aan moet leveren met mutaties kun je gebruik maken van de betaalmiddelen-koppeling. Voor de meeste betaalmiddelen is het mogelijk om Mijn ERAY te koppelen met je financiële instelling. Wij ontvangen dan continue je transacties waardoor je altijd up-to-date bent en al je betaalmiddelen overzichtelijk in één overzicht hebt. Wel moet je frequent je toestemming voor de koppeling verlengen. Voor de betaalmiddelen waarbij het mogelijk is een koppeling te maken met de financiële instelling zie je een knop ‘Activeer bankkoppeling’ verschijnen wanneer deze nog niet actief is.

Bij ERAY betaal je een vast tarief per maand per zakelijk betaalmiddel. Wij maken geen onderscheid tussen betaalmiddelen waarvoor je de mutaties handmatig aanlevert of welke via een koppeling met de financiële instelling worden aangeleverd.

Je dient voor al je zakelijke betaalmiddelen de mutaties aan te leveren. Dit zijn de zakelijke betaal- en spaarrekeningen bij de banken, PayPal rekeningen en Credit Cards. Zakelijke mutaties die je met een privérekening hebt betaald dien je via de ERAY app als declaratie in te dienen (lees de https://erayaa.nl/faq/ punt J. om de verschillende mogelijkheden van de ERAY app te ontdekken).

Voor Payment Services Providers zoals Mollie, Klarna en Stripe lever je (nog) geen mutatie bestanden aan bij de betaalmiddelen. Hiervoor volstaan de maandoverzichten (in PDF formaat) welke je aan kunt leveren bij OVERIGE BESTANDEN.

Voor banken dien je bestanden in de formaten MT940 of CAMT.053 aan te leveren. Deze bestanden kunnen de extensie .940 / .sta / .txt / .swi / .xml hebben. De mutatiebestanden van PayPal en Credit Cards zijn altijd in CSV formaat. Dit geldt ook voor banken waarvoor geen MT940 of CAMT.053 export mogelijk is.

Open de bestanden niet nadat je deze hebt gedownload bij je financiële instelling. De kans is groot dat wanneer je dit wel doet een bestand beschadigd raakt doordat de toepassing waarmee je deze opent op dat moment iets met het bestand doet. Wanneer je het bestand daarna per ongeluk opslaat kan het bestand niet meer ingelezen worden.

Na de verwerking van het bestand wordt getoond hoeveel regels zijn ingelezen en hoeveel er als transactie zijn verwerkt. Het kan voorkomen dat er minder  regels worden verwerkt dan dat er worden ingelezen. De regels worden tijdens het inlezen al gecontroleerd. Hierdoor kan het zijn dat er regels niet worden verwerkt omdat deze geen transacties of bijvoorbeeld dubbele transacties bevatten.

Er wordt voor het betreffende betaalmiddel een bestand aangeleverd waarvan de opbouw nog niet bekend is. Dit bestand wordt door het supportteam bekeken en zo nodig wordt deze (nieuwe) opbouw toegevoegd zodat het bestand alsnog verwerkt kan worden. 
Het is mogelijk dat het aangeleverde bestand geen transacties bevat of dat de opbouw op geen enkele manier verwerkt kan worden. Het bestand wordt dan afgewezen en zal niet verwerkt worden.

Na het inlezen van de transacties worden deze vergeleken met de transacties die al eerder zijn ingelezen voor het betaalmiddel. Hier kunnen de volgende meldingen uit ontstaan:

• Duplicaat: één of meerdere transacties zijn al eerder ingelezen. De transacties zijn identiek aan eerdere transacties doordat er een overlap is met een eerder ingelezen bestand. Deze transacties worden niet verwerkt.
• Verdacht: één of meerdere transacties zijn verdacht wanneer de transacties niet identiek zijn maar wel een controle nodig is. Wanneer voor een bepaalde periode al transacties zijn ingelezen moet beoordeeld worden of het klopt dat er voor die zelfde periode nog andere transacties moeten worden toegevoegd. Het is ook mogelijk dat bij het inlezen per ongeluk een verkeerde rekening is gekozen waardoor de verwerking teruggedraaid moet worden. In de meeste CSV bestanden ontbreekt het rekening- /kaartnummer van het bijbehorende betaalmiddel waardoor niet kan worden vastgesteld dat het bestand bij het juiste betaalmiddel wordt aangeleverd. Een extra controle is in een dergelijke situatie dan wenselijk.
• Geen regels: Het aangeleverde bestand bevat geen transacties die verwerkt kunnen worden of er hebben in de betreffende periode geen transacties plaats gevonden.

De beoordeling van deze transacties zal nu (nog) door ERAY uitgevoerd worden echter in de toekomst zal deze beoordeling uitgevoerd gaan worden door de persoon die het bestand heeft ingelezen.