Om een Shopify koppeling tot stand te brengen beschrijven wij hieronder de procedure om een Shopify API voor ons te activeren.
Deze procedure moet per shop worden toegepast. Geef bij het openen van een nieuwe shop dus ALTIJD meteen ook de nieuwe informatie aan ons door.

STAP 1 – Ga naar Instellingen en vervolgens naar Apps en verkoopkanalen

Let op! Voorheen werd aangereikt om eerst naar het “Beheercentrum” te gaan maar die term blijkt nu te ontbreken.

STAP 2 – Klik rechtsboven op “Apps ontwikkelen”

Indien daarom wordt gevraagd, moet de “ontwikkeling van gepersonaliseerde apps” worden toegestaan.

STAP 3 – Maak een nieuwe app aan door rechtsboven te klikken op de knop “Een app maken”

stap 3A Geef de app een naam: ERAY
Selecteer de ontwikkelaar uit het lijstje: naam van de shopeigenaar of wellicht de partner.
Klik op de knop “App maken”, waarna de aangemaakte app wordt geopend.

stap 3B Onder “Overzicht”, klik op de knop “Beheerders-API-scopes configureren”
Scroll naar beneden en activeer bij Orders (Engels) of Bestellingen (Nederlands) de toegang tot “READ_ORDERS”
Klik rechtsboven op de knop “Opslaan”

stap 3C Klik rechtsboven op de knop “App Installeren” en bevestig de gestelde vraag
De app is nu nog steeds geopend. Ga naar “API-Inlogggevens” (is standaard al geselecteerd)
Klik onder “Toegangstoken beheerders-API” op de tekst “Token één keer onthullen
Klik vervolgens op het kopieer-knopje dat achter het nu getoonde token staat.

stap 3D Informeer ons over de shop door een mail te sturen naar office@erayaa.nl en geef per shop het volgende aan ons door:
– naam van de shop zoals die door jou gehanteerd wordt
– het toegangstoken van de shop zoals vermeld in stap 3C
– de URL van de shop (bijvoorbeeld: https://mijn-shop-naam.myshopify.com)
– de commerciële URL waarop de shop vindbaar is in de markt
– een beschrijving van het assortiment van de shop
– werkmethode van de shop (“levering uit voorraad in NL“, “dropshipping door leverancier buiten EU“, “marketingdienst voor leverancier buiten EU“)

BELANGRIJK!
Voeg de handelsnaam van de nieuwe shop ook altijd meteen toe aan jouw KVK-registratie. Vraag na registratie bij de KVK meteen een nieuw uittreksel op en lever die in pdf-formaat bij ons aan onder OVERIGE BESTANDEN.
Zorg voor een passende bestandsnaam zoals bijvoorbeeld: “20220923 KVK – uittreksel 93832032 – Pietersen E-commerce.pdf”
Daarbij staat “20220923” staat voor de “YYYYMMDD” notatie van de datum van het uittreksel dus vul daar de goede datum in. De code “93832032” staat voor het KVK-nummer dus vul daar jouw KVK-nummer in en “Pietersen E-commerce” is de naam van jouw bedrijf zoals vermeld in de KVK dus vul daar de juiste bedrijfsnaam in.

Extra uitleg kun je vinden onder: https://help.shopify.com/nl/manual/apps/custom-apps. De inhoud van deze beschrijving kan door updates van Shopify afwijken van de werkelijke situatie. Om onze beschrijving up-to-date te houden stellen wij tips over afwijkingen zeer op prijs. Alvast dank!

LET OP!
Een verkeerd geïnstalleerde/aangemaakte app moet eerst worden gedeïnstalleerd. Onderaan op het laatste tabje van de app-instellingen kun je dan de app verwijderen met de verwijder-knop. Daarna kun je de bovenstaande stappen opnieuw toepassen. 

Om de Shopify koppeling tot stand te brengen beschrijven wij hieronder de procedure om een Shopify API voor ons te activeren. Dit doe je per shop!

STAP 1 – Ga links in het menu vanuit het beheercentrum naar Apps

STAP 2 – Klik rechtsboven op “Apps ontwikkelen”

Indien daarom wordt gevraagd, moet de “ontwikkeling van gepersonaliseerde apps” worden toegestaan.

STAP 3 – Maak een nieuwe app aan door rechtsboven te klikken op de knop “Een app maken”

Geef de app een naam: ERAY
Selecteer de ontwikkelaar uit het lijstje: naam van de shopeigenaar of wellicht de partner.
Klik op de knop “App maken”, waarna de aangemaakte app wordt geopend.

Onder “Overzicht”, klik op de knop “Beheerders-API-scopes configureren”
Scroll naar beneden en activeer bij Orders (Engels) of Bestellingen (Nederlands) de toegang tot “READ_ORDERS”
Klik rechtsboven op de knop “Opslaan”

Klik rechtsboven op de knop “App Installeren” en bevestig de gestelde vraag
De app is nu nog steeds geopend. Ga naar “API-Inlogggevens” (is standaard al geinstalleerd)
Klik onder “Toegangstoken beheerders-API” op de tekst “Token één keer onthullen
Klik vervolgens op het kopieer-knopje dat achter het nu getoonde token staat.

Plak het gekopieerde token in een mailtje en vermeld hierin ook de URL naar de shop:
https://mijn-shop-naam.myshopify.com

Extra uitleg kun je vinden onder: https://help.shopify.com/nl/manual/apps/custom-apps 

LET OP!
Een verkeerd geïnstalleerde/aangemaakte app moet eerst worden gedeïnstalleerd. Onderaan op het laatste tabje van de app-instellingen kun je dan de app verwijderen met de verwijder-knop. Daarna kun je de bovenstaande stappen opnieuw toepassen. 

Om de Shopify koppeling tot stand te brengen beschrijven wij hieronder de procedure om een Shopify API voor ons te activeren. Dit doe je per shop!

Shopify heeft e.e.a. op deze pagina (https://help.shopify.com/nl/manual/apps/private-apps) beschreven wat privé apps zijn en onder het kopje “Inloggegevens genereren in het Shopify beheercentrum” (https://help.shopify.com/nl/manual/apps/private-apps#inloggegevens-genereren-in-het-shopify-beheercentrum) staat beknopt uitgelegd wat er moet gebeuren.

We hebben alleen toegang nodig tot de “Beheerders-API” (Engels: “Admin-API”) en we hebben alleen “Toegang om te lezen” nodig tot de volgende onderdelen:

• Bestellingen (Engels: “Orders”) (voor het ophalen van de orders, inclusief de leveradressen zoals het land.)
• Shopify Payments-uitbetalingen (Engels: “Shopify Payments payouts”) (voor de bankkoppeling)

Nadat dit is ingesteld hebben we de “Voorbeeld-URL” nodig (welke zowel de API-sleutel, het wachtwoord en de winkel-naam bevat). (Deze is nog net zichtbaar helemaal onderaan in het laatste fragment in het youtube filmpje).

Bij het aanmaken van de privé-app geef je de app een naam en een e-mailadres (waarop Shopify ons kan bereiken). Graag daarbij dan “ERAY koppeling” en “office@erayaa.nl” gebruiken. Zodra het is gelukt ontvangen wij graag per mail de “voorbeeld-url” die je per shop op deze wijze hebt aangemaakt.

Zodra je in Shopify instelt dat BTW moet worden toegepast en kiest voor de One-Stop-Shop is de eerste stap gezet. Vul ook je eigen Nederlandse BTW-nummer in. Vervolgens dien je vanuit de Producten ook bij alle varianten in te stellen dat Belasting van toepassing is. Als je zover bent hanteert Shopify automatisch het bij hen bekende standaard BTW-tarief op basis van het land van levering. Dat is dus feitelijk alles wat je moet doen.

Daarnaast is het mogelijk om “overrides” in te stellen. Dat kan nodig zijn indien juist niet het standaardtarief moet worden toegepast maar een afwijkend tarief. Zo kennen wij bijvoorbeeld in Nederland een hoog tarief (dat is ook het standaardtarief in Shopify) en een laag tarief. Voor producten in het lage tarief dien je daar dan een “collection” voor te maken en dan is het vervolgens mogelijk om aan die “collection” een afwijkend percentage toe te voegen. 

Sinds 1 juli 2021 is de unieregeling en de invoerregeling van kracht geworden waarbij het wettelijk verplicht is geworden om BTW af te dragen over de levering naar particulieren in EU landen. Daarbij is er een onderscheid gemaakt voor leveringen vanuit Nederland en leveringen van buiten de EU. Voor aanvullende informatie hierover verwijzen we naar https://erayaa.nl/btw-juli2021/.

Indien jij zowel werkt met leveringen vanuit Nederland alsmede ook leveringen van buiten de EU is het raadzaam om dit onderscheid ook binnen jouw shops aan te brengen. Je hebt dan één shop specifiek voor leveringen vanuit Nederland en één shop specifiek voor leveringen van buiten de EU. Het voordeel van deze werkwijze is namelijk dat jij dan op eenvoudige wijze in staat bent om het onderscheid in de omzet per land vast te kunnen stellen in relatie tot de herkomst van de goederen. Dat wordt anders een bijna onmogelijke zaak.

Als je dit onderscheid omwille van commerciële argumenten niet kunt maken ben je genoodzaakt om zelf handmatig per orderregel het onderscheid aan te brengen. Binnen Shopify bestaan hier, voor zover wij op dit moment kunnen vaststellen, geen opties voor. Dit zul je dus extra moeten bijhouden en de uiteindelijke omzet per land per maand per btw-tarief per land van herkomst via de ERAY Mobile App aan ons door te geven.

Indien jij (nog) niet beschikt over een automatische koppeling met onze Shopify Connector beschikken wij mogelijk nog niet over al jouw omzetspecificaties per maand per land per btw-tarief. Wij zijn dan niet in staat om kloppende cijfers te rapporteren in btw-aangiften en jaarcijfers op te leveren. Als jouw shop dus nog niet eerder bij ons is aangemeld maar toch alweer wordt gesloten zorg er dan altijd eerst voor dat de shop alsnog wordt gekoppeld om deze pas na een afgeronde synchronisatie met ERAY definitief af te sluiten. Dit voorkomt dat de shop later alsnog weer moet worden geopend en er dan kosten gemaakt moeten worden bij Shopify.

Zorg er bovendien voor dat je jouw shop nooit afsluit voordat jij ook alle data hebt geëxporteerd. Dit is voor jouzelf van belang aangezien jij als ondernemer dient te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar over al jouw administratieve gegevens en zo dus ook over jouw verkoophistorie binnen Shopify.

Wanneer jij beschikt over een automatische koppeling met onze Shopify Connector bouwen wij vanaf 01/01/2021 verkoophistorie op.

Om altijd te kunnen beschikken over de historische data van Shopify is het ook altijd een goede tip om periodiek een CSV-export van de orders te bewaren.

Zie https://help.shopify.com/en/manual/orders/export-orders#transaction-history-csv-structure.